5 razones por las que tu proyecto RPA puede estar en riesgo
Cada vez más organizaciones apuestan por la automatización robótica de procesos como una de las vías más eficaces a la hora de mejorar su eficiencia operativa, pero muchas de ellas se enfrentan a numerosos obstáculos que ponen en riesgo la viabilidad del proyecto.
¿Por qué fracasan algunas iniciativas de RPA?
Falta de alineación con los objetivos del negocio
Uno de los errores más frecuentes es arrancar un proyecto RPA desde IT sin una conexión clara con los objetivos de negocio. Cuando la automatización se limita a «tareas operativas» sin impacto medible, es difícil justificar su continuidad.
¿Cómo evitarlo?
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Establece desde el inicio KPIs vinculados a resultados estratégicos (reducción de tiempos, ahorro operativo, mejora en experiencia de cliente…).
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Involucra a los equipos de negocio en la identificación y priorización de procesos.
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Revisa trimestralmente el alineamiento entre automatización y estrategia corporativa.
Un proyecto bien alineado con los objetivos de negocio no solo es más rentable, sino que gana apoyos internos y presupuesto para crecer.
Mala elección de procesos a automatizar
Uno de los grandes errores en un proyecto RPA es querer automatizar todo sin analizar si realmente tiene sentido hacerlo. No todos los procesos son óptimos para la automatización. El proceso debe ser estable, repetitivo, con reglas bien definidas y bajo nivel de excepciones. Además, debe tener un volumen de ejecución suficientemente alto como para justificar el esfuerzo.
Un ejemplo real es el de Alkora, una de las principales corredurías de seguros en España. La empresa identificó que las tareas asociadas a la gestión de siniestros eran repetitivas y propensas a errores. Decidieron automatizar el proceso de registro de siniestros, lo que les permitió ahorrar más de 110 horas de trabajo manual a la semana.
Escalabilidad mal planteada
Muchos proyectos RPA funcionan bien en fase piloto, pero se bloquean cuando intentan crecer. ¿Por qué?
Riesgos al escalar:
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Ausencia de un modelo de gobierno claro: ¿quién gestiona los bots? ¿quién aprueba nuevas automatizaciones?
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Falta de una arquitectura escalable que soporte múltiples bots y orquestadores.
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Repetición de errores al no centralizar el conocimiento o buenas prácticas.
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No tener un CoE (Centro de Excelencia) para coordinar y mantener el ecosistema RPA.
¿Cómo anticiparse?
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Diseña desde el inicio un modelo operativo con roles definidos.
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Piensa en la estandarización de procesos y documentación.
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Define políticas de mantenimiento, versiones y soporte.
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Forma una unidad interna especializada que actúe como eje transversal del proyecto.
Carencia de talento y formación continua
En muchas organizaciones, se instala la herramienta, se forma a un equipo técnico y se lanza el primer bot. Pero con el tiempo, los retos crecen: aparecen nuevas tecnologías, cambian los procesos, se incorporan soluciones de IA y los equipos no tienen la capacitación ni la visión necesaria para adaptarse.
El talento que impulsó el inicio ya no es suficiente. Sin perfiles híbridos (con visión de negocio y conocimiento técnico) y sin una cultura de aprendizaje constante, los proyectos se estancan. Los equipos que no se actualizan se vuelven cuellos de botella. La automatización no puede avanzar porque no hay quien la impulse. Y entonces, el proyecto pierde sentido y se detiene.
Subestimar la gestión del cambio
Un proyecto RPA no transforma solo procesos: también cambia la forma de trabajar de las personas. Y cuando no se gestiona adecuadamente ese cambio, los riesgos son evidentes: resistencia al uso de los bots, miedo a la automatización o baja adopción.
La gestión del cambio debe incluir una comunicación clara, desde el primer momento, explicando por qué se automatiza, qué beneficios aporta y cómo afectará (o no) a los roles actuales.
Un caso destacado es el de Mutua Madrileña, que ha robotizado 156 procesos en 10 departamentos diferentes, realizando más de 10 millones de operaciones de manera automática. Esta transformación ha permitido liberar 140.000 horas de tareas rutinarias a sus profesionales.
RPA DAY
https://rpa.ikn.es/inscripcion/El éxito de un proyecto RPA no depende solo de la herramienta o del proveedor, sino de una combinación de estrategia, conocimiento, talento y gestión del cambio. Cada uno de los riesgos mencionados puede ser anticipado si se actúa con visión y planificación.
Y si estás en fase de diseño, evaluación o escalado, no te pierdas el evento de RPA, que se celebra el próximo 29 de mayo en el Hotel Ilunion Pio XII. Un punto de encuentro imprescindible donde aprender de los errores —y de los aciertos— de otras organizaciones que ya han recorrido este camino.
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