Entrevista a Eduardo Fernández Oliva, cómo la PMO aporta estrategia a la compañía

Por si aún no conoces a Eduardo Fernández Oliva, en el post de hoy te contamos quién es; es el Director Nacional de la Oficina Técnica de Proyectos (PMO) y Facility Service en Grupo Eulen, desde siempre tuvo clara la dimensión estratégica de este departamento. Un departamento impulsor de una transformación en la manera de trabajar de forma transversal y colaborativa en los distintos departamentos.
Y…. ¡desde IKN Spain hemos tenido la suerte de realizarle una entrevista!
1) Lo primero que me gustaría conocer es un poco más sobre el Grupo Eulen, ¿podrías hablarme sobre la empresa en términos numéricos?
En Grupo EULEN dentro de la Oficina Técnica de Proyectos (PMO) del Facility Service, somos un equipo que oscila entre los 65 y 70 integrantes, en función de la lógica rotación de cualquier compañía.
En los últimos 3 ejercicios, hemos promediado una ejecución en torno a 3.000 proyectos año, dentro de una demanda inicial que suele oscilar los 6.000 proyectos anuales. Con esto respondemos (en base al empleo de criterios de eficiencia) a un 50% de la demanda recibida, que se corresponden a unos 1.000-1.200 millones de euros anuales.
Los proyectos que acometemos son siempre de tipo comercial, dando respuesta a la demanda de nuestros clientes, actuales y potenciales, tanto de empresas en el ámbito privado, como a las administraciones en la esfera pública.
2) Cuando hablamos de gestión por proyectos pensamos en empresas de ingeniería, tecnológicas, empresas energéticas, etc. ¿Tiene sentido la gestión por proyectos en una empresa de servicios?
Completa y rotundamente sí. La gestión por proyectos lleva intrínseca una serie de mecanismos que descansan todos en un foco común; la optimización de la eficiencia. Las empresas de servicios somos expertas precisamente en la gestión de estos, componiendo la esencia de nuestro negocio, ¿por qué no trasladar el management a la preventa buscando también la optimización del proceso de oferta o licitación?
Es básicamente un cambio cultural, cambiar el concepto de oferta por el más amplio de Proyecto, donde la oferta en sí misma no deja de ser un entregable más del Proyecto.
3) ¿Por qué la necesidad de crear una PMO en Grupo EULEN?
Si hay un atributo que define a Grupo EULEN a lo largo de sus 60 años de historia, es ser pionero. En esta línea no podía ser menos y quisimos ser los primeros en incorporar el concepto y los procesos de la ingeniería de Proyectos al sector servicios.
De manera ya más concreta, el catalizador que provocó su génesis fue el convencimiento corporativo de la necesidad de una gestión de la demanda comercial externa lo más eficiente posible. Nos enfrentamos a un mercado que tiende a la infinitud con recursos que son finitos. Si no somos capaces de generar un equilibrio entre ambas variables, generamos una tensión excesiva al proceso de respuesta a dicha demanda que antes o después, repercute en los niveles de éxito de nuestros proyectos. PMO está siendo la palanca dinámica hacia dicho equilibrio.
4) ¿Qué beneficios observáis aporta la PMO?
El principal es, sin duda alguna, la generación de un sistema que es capaz de seleccionar los mejores proyectos dentro del mercado – entendiendo esto como el óptimo equilibrio entre asignación de recursos y retorno de estos – que lleva ineludiblemente aparejada una mejora del proceso de venta.
Como ya hemos resaltado en otros foros, desde la implantación de PMO y su sistema de Gestión de Proyectos, los indicadores que miden la eficiencia del proceso han mejorado de manera absoluta durante dos ejercicios consecutivos. Estos han presentado incrementos acumulados del 24,5 % en Proyectos Adjudicados, del 27 % en el Neto total Adjudicado y del 6,7 % en Índice de Conversión de Demanda en Negocio.
5) ¿Qué aspectos en los resultados de los proyectos veis que han mejorado?
Con PMO hemos incorporado una triple garantía a nuestro Proyectos:
Primero, como garante de continuidad entre el proyecto específico diseñado para la demanda del cliente y la posterior operación.
Segundo, por la propia selección de los proyectos a acometer. Empleamos dentro de nuestro CRM algoritmos de elaboración propia, que aseguran que los Proyectos que se acometen desde PMO se basan en un alto grado de expertise y especialización que garantizan determinadas tasas de éxito, y por tanto un ROI mínimo.
Tercero, la garantía de la mejor planificación posible. En proyectos esto es conjugar y equilibrar los recursos, alcance y tiempo disponible.
6) ¿Qué papel juega la formación en la implantación de una metodología de gestión por proyectos en los equipos y por qué elegir un Partner que te acompañe en este proceso es clave?
Ya sabemos aquello de “si quieres ir más rápido camino solo, si quieres llegar más lejos camina acompañado”. En mi caso soy un ferviente defensor de la especialización en todas las áreas, y la formación en este caso no podía ser menos.
Una empresa como la nuestra, cuya esencia es la gestión del Outsourcing, debe concienciar al cliente de que se centre en su core principal dejando a los especialistas en distintas áreas su gestión para optimizar la misma. Siendo coherente con este principio, como director de la ingeniería de Eulen tenía claro que debíamos centrarnos en el diseño e implantación del mencionado sistema, dejando a un Partner especializado la adaptación de la metodología a nuestra realidad cotidiana. Echando la vista atrás, y viendo lo alcanzado en tan poco tiempo, es innegable en este sentido que la elección de IKN no pudo ser más acertada y relevante en el proceso.
7) Este es un momento de grandes cambios, digitalización de las empresas, teletrabajo de los equipos, gestión de la incertidumbre, ¿Cómo la gestión por proyectos ha transformado la cultura de la compañía y cuál está siendo su impacto durante el pasado 2020 y el actual 2021?
El mayor cambio cultural que una gestión por proyectos introduce es quizá la ruptura de estructuras verticalizadas apostando por una estructura matricial, sea esta organizativa, o simplemente funcional.
Nos permite un grado de colaboración interdepartamental, reforzado por patrones metodológicos propios de la gestión por proyectos, que sin duda enriquece tanto el contenido como el continente de estos. El incremento de la digitalización y el trabajo a distancia que el cisne negro de la pandemia nos ha traído, ha sido una variable que, si bien lógicamente no estaba contemplada, ni deseada, paradójicamente ha ayudado a reforzar este cambio de paradigma cultural de gestión por proyectos.
8) ¿Qué impacto tiene para Grupo EULEN apostar por la certificación Project Management Professional PMP?
Cuando nos dirigimos a nuestros clientes como Grupo EULEN, todos y cada uno de nosotros tenemos la responsabilidad implícita de trasladar valores – creados a lo largo de 60 años de historia – como son calidad, garantía y mejora continua. Cuando se conjuga el prestigio con la certificación, sin duda alguna estos valores se incrementan exponencialmente.
Es por ello por lo que el ámbito de la ingeniería no podía ser menos, y necesitábamos reforzar el prestigio adquirido con la certificación de la institución más reconocida a nivel mundial como es el PMI®. Cada vez que un entregable nuestro lleva el sello de nuestros directores de Proyecto PMP®, se está consolidando nuestra calidad, garantía y mejora continua.
9) En resumen, qué beneficios aporta crear una PMO y cuáles son las claves para hacerlo con éxito según la experiencia de Grupo EULEN.
En nuestro caso nos ha aportado método y eficiencia. Un sistema capaz de poder medir, y en base a dicha medición analizar, proyectar y generar estrategia. Eliminar improvisación, sustituyendo está cada vez más por planificación.
La clave es entender que la PMO no debe ser un fin es si mismo, sino una potentísima estructura para establecer mejoras tangibles – directamente medibles en negocio – como intangibles – culturales – en las compañías, y esto, de forma sostenida a largo plazo, redunda de forma segura en el aumento de valor tanto de la unidad de negocio directa, como de la empresa en general.
Desde IKN queremos agradecer al Grupo EULEN su confianza depositada en nosootros y concretamente a Eduardo Fernández Oliva por compartir en este espacio su experencia y conocimiento en Gestión de proyectos.
Queremos felicitarle por los resultado de la PMO y por su labor al frente, ¡enhorabuena!
Muchísimas gracias, un placer seguir colaborando.

*Entrevista realizada por*

Silvia Álvarez del Monte                                                       Miguel Escribano Nuño                                    

Senior In Company Account Manager       PgMP, PMP, PMI-ACP, PMI-RMP, MBAie, MSPM, Ing